Privacy Policy - IFS Recruitment

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – IFS Rekrutierungsprozess

Als Teil unseres Rekrutierungsprozesses sammelt und verarbeitet IFS personenbezogene Daten von Bewerbern. IFS verpflichtet sich, transparent zu sein, wie diese Daten gesammelt und verwendet werden, und die Datenschutzverpflichtungen zu erfüllen.

WELCHE INFORMATIONEN SAMMELT IFS?

IFS sammelt die folgenden Informationen über Sie im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess:

  • Ihren Namen, Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang;
  • Informationen über Ihre derzeitige Vergütung, einschließlich Ihrer Leistungsansprüche (soweit nach örtlicher Rechtsprechung zulässig).
  • ob Sie eine Behinderung haben oder nicht, für die IFS während des Einstellungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen muss;
  • Informationen über Ihre Berechtigung, in dem Land zu arbeiten, in dem die Rolle angesiedelt ist
  • Testergebnisse von Berufstests/ Fähigkeitstests/ Arbeitsproben;

IFS sammelt diese Informationen durch Bewerbungsformulare, Lebensläufe, Reisepässe oder andere Ausweisdokumente oder direkt durch Interviews oder andere Formen der Beurteilung, einschließlich Online-Fragebögen oder Tests zur Persönlichkeitsbewertung (PPA).

IFS sammelt auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten, wie z.B. Referenzen von ehemaligen Arbeitgebern, Informationen von Anbietern von beruflichen Hintergrundüberprüfungen und Informationen aus Strafregisterprüfungen. IFS wird nur dann Informationen von Dritten einholen, wenn Ihnen ein Stellenangebot gemacht wurde und wir Sie darüber informiert haben.

Während des Einstellungsverfahrens werden Ihre Daten in europäischen Datenzentren in Frankfurt, Deutschland, gespeichert und über ein zertifiziertes Rekrutierungssystem verwaltet, das sicher bei Amazons AWS-Service gehostet wird.

WARUM VERARBEITET IFS IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

IFS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Unterstützung unseres Rekrutierungsprozesses. Außerdem müssen wir Ihre personenbezogenen Daten vor Abschluss eines Vertrags mit Ihnen in Übereinstimmung mit unseren rechtlichen Verpflichtungen verarbeiten. So ist es z. B. erforderlich, die Berechtigung eines erfolgreichen Bewerbers, in dem Land zu arbeiten, in dem die Stelle angeboten wird, vor Beginn der Beschäftigung zu prüfen.

WAS IST DIE RECHTMÄSSIGE GRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN?

IFS hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während des Rekrutierungsprozesses und an Aufzeichnungen über diesen Prozess. Die Verarbeitung der Daten von Bewerbern ermöglicht es IFS, den Rekrutierungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Kandidaten für eine Beschäftigung zu beurteilen und zu bestätigen und zu entscheiden, wem eine Stelle angeboten wird. IFS muss unter Umständen auch Daten von Stellenbewerbern verarbeiten, um auf Rechtsansprüche zu reagieren und sich gegen diese zu verteidigen. IFS stellt sicher, dass diese Interessen im Gleichgewicht mit den Rechten und Freiheiten von Bewerbern, Angestellten oder Arbeitnehmern stehen und hat eine Interessenabwägung durchgeführt, um sicherzustellen, dass dies bei der Art und Weise, wie wir Ihre Daten verarbeiten, der Fall ist.

IFS wird Gesundheitsinformationen nur dann verarbeiten, wenn der Rekrutierungsprozess für Bewerber, die eine Behinderung haben, angemessen angepasst werden muss. Dies geschieht, um unseren Verpflichtungen nachzukommen und spezifische Rechte in Bezug auf die Beschäftigung auszuüben.

Falls IFS andere spezielle Datenkategorien verarbeitet, wie z.B. Informationen über ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Gesundheit, Religion oder Weltanschauung, geschieht dies zum Zweck der Überwachung der Chancengleichheit, wie es die Datenschutzbestimmungen bzw. Gründe eines erheblichen öffentlichen Interesses erlauben.

Für einige Positionen bei IFS ist die IFS verpflichtet, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten einzuholen. Falls IFS diese Informationen abfragt, machen wir das, um9 unseren Verpflichtungen nachzukommen und bestimmte Rechte in Bezug auf die Beschäftigung auszuüben bzw. den behördlichen Anforderungen nachzukommen, um festzustellen, ob eine Person eine ungesetzliche Handlung begangen hat oder in Unehrlichkeit oder andere unangemessene Verhaltensweisen bzw. Gründe von erheblichem öffentlichen Interesse verwickelt war oder nicht.

Im Rahmen der Nutzung dieses Dienstes werden Sie gebeten, zu prüfen und Ihre Zustimmung zu erteilen, dass Sie verstehen, wie wir Ihre Daten, wie in dieser Datenschutzerklärung dokumentiert, verarbeiten werden. Wir halten Ihre Einwilligung in Ihrem Kandidatenprofil fest, einschließlich des Datums der Einwilligung, soweit dies in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen erforderlich ist. Alle Fragen zu dieser Datenschutzerklärung sollten an privacy@IFS.com gesendet werden.

WER HAT ZUGANG ZU DEN DATEN?

Ihre Informationen werden intern innerhalb von IFS für die Zwecke der Rekrutierung weitergegeben. Dazu gehören Mitglieder des Personal- und Rekrutierungsteams, am Rekrutierungsprozess beteiligte Interviewer, Manager im Geschäftsbereich mit einer offenen Stelle und IT-Mitarbeiter, wenn der Zugriff auf die Daten für die Ausübung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

IFS wird Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich und es wird Ihnen ein Stellenangebot unterbreitet. IFS wird Ihre Daten dann an ehemalige Arbeitgeber weitergeben, um Referenzen für Sie einzuholen, an Anbieter von Background Checks, um notwendige Background Checks zu erhalten, und an den Disclosure and Barring Service, um notwendige Strafregisterprüfungen zu erhalten, wenn diese für die Ausübung der Funktion erforderlich sind. Außerdem wird IFS dann Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse an Thomas International Ltd. übermitteln, um einen Persönlichkeitstest (PPA) mit Ihnen durchzuführen.

Ihre Daten können außerhalb des EWR übertragen werden, wenn die Stelle außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) angesiedelt ist oder wenn am Einstellungsprozess beteiligte IFS Mitarbeiter außerhalb des EWR wohnen. IFS betreibt auch ein zentralisiertes, globales HR Shared Service Center, welches sich mit Aspekten des Rekrutierungsprozesses und der Verarbeitung der damit verbundenen Daten befasst. Wo dies erforderlich ist, werden die Daten in Übereinstimmung mit den EU-Standardvertragsklauseln außerhalb des EWR übertragen, um ihren Schutz zu gewährleisten.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Während bestimmte Elemente des Rekrutierungssystems dabei helfen, eine Übereinstimmung mit den Anforderungen der Stelle zu erreichen, werden die Entscheidungen über die Auswahl für das Vorstellungsgespräch und die zukünftige Beschäftigung von IFS-Mitarbeitern getroffen.

WIE SCHÜTZT IFS IHRE DATEN?

IFS nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. IFS ergreift technische und organisatorische Maßnahmen und Kontrollen, um zu verhindern, dass Ihre Daten verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder weitergegeben werden oder dass auf sie zugegriffen wird, außer durch unsere Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben.

IFS nimmt im Rahmen des Rekrutierungsprozesses die Dienste von SmartRecruiters in Anspruch, die im Auftrag von IFS als Datenverarbeiter fungieren. Sie stellen die Plattform zur Verfügung, innerhalb derer der Rekrutierungsprozess durchgeführt wird und deren Verarbeitungsverantwortung darauf beschränkt ist, nur die kontinuierliche Verfügbarkeit des Dienstes zu gewährleisten. IFS hat ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen überprüft, um die Angemessenheit ihrer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Teil des Rekrutierungsprozesses zu gewährleisten. Diese Kontrollen umfassen die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich der Verwendung von Datenverschlüsselung während der Übermittlung und im Ruhezustand, Regeln für den mindestens privilegierten Zugriff sowie Datenredundanz und -replikation in Echtzeit und werden gemäß ISO 27001 zertifiziert und jährlich geprüft.

WIE LANGE BEWAHRT IFS IHRE DATEN AUF?

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Rekrutierungsprozesses gesammelten personenbezogenen Daten in Ihren Mitarbeiterstamm übertragen und während der Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Ihre Daten innerhalb des Rekrutierungssystems werden innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses gelöscht.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, bewahrt IFS Ihre Daten für 6 Monate nach dem Ende des jeweiligen Einstellungsverfahrens auf, um sie für zukünftige IFS-Beschäftigungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Nach Ablauf dieses Zeitraums oder sobald Sie Ihre Zustimmung zur Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen haben, werden Ihre Daten sicher gelöscht oder vernichtet.

IHRE RECHTE

Als betroffene Person haben Sie eine Reihe von Rechten. Sie können:

  • Zugänge und weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten beantragen
  • Einmal pro Kalenderjahr kostenlos eine Kopie der persönlichen Daten, die wir über Sie verarbeiten, beantragen. Für jede weitere von Ihnen angeforderte Kopie können wir eine angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten erheben
  • vom IFS verlangen, unrichtige oder unvollständige Daten zu ändern;
  • vom IFS verlangen, dass sie Ihre Daten löscht oder die Verarbeitung Ihrer Daten einstellt, z.B. wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind;
  • Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten erheben, wenn sich die IFS auf ihre legitimen Interessen als Rechtsgrund für die Verarbeitung beruft; und
  • die IFS auffordern, die Datenverarbeitung für einen bestimmten Zeitraum einzustellen, wenn die Daten ungenau sind oder es einen Streit darüber gibt, ob Ihre Interessen die legitimen Gründe des IFS für die Datenverarbeitung überwiegen oder nicht.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@IFS.com.

WAS GESCHIEHT, WENN SIE KEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, der IFS während des Einstellungsverfahrens Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Informationen jedoch nicht zur Verfügung stellen, ist IFS möglicherweise nicht in der Lage, Ihre Bewerbung korrekt oder überhaupt zu bearbeiten. Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, ist es eine Bedingung für jedes Stellenangebot, dass Sie Ihr Recht, in dem Land zu arbeiten, in dem die Position angesiedelt ist, nachweisen und zufriedenstellende Referenzen vorlegen.

Sie sind nicht verpflichtet, Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit bereitzustellen, und es hat keine Konsequenzen für Ihre Bewerbung, wenn Sie sich entscheiden, diese Informationen nicht bereitzustellen.

Sie können uns Kontaktieren

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben oder wenn Sie Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Einspruch gegen die automatisierte Entscheidungsfindung ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über

privacy@ifs.com oder Privacy, IFS World Operations AB, Teknikringen 5, 581 15 Linköping, Schweden.

Bitte geben Sie in Ihrem Brief/E-Mail Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktinformationen an.

Sie können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) unter ifsdpo@synchlaw.se wenden.

Überarbeitet und veröffentlicht am 15. Juni (gegebenenfalls revidiert)