Zaopatrzenie

Firma może usprawnić proces od pozyskania dostawcy po zawarcie umowy poprzez rozszerzone planowanie strategiczne, ocenę dostawców i opracowanie umowy.

• Znajdowanie potencjalnych oszczędności i usprawnianie procesów poprzez planowanie strategiczne. Analizowanie wydatków z uwzględnieniem różnych perspektyw i hierarchii w celu wskazania, jakich zakupów dokonują określone osoby, ile płacą za te zakupy i u jakich dostawców oraz ile wynosi wskaźnik zakupów nierejestrowanych.
• Zmniejszenie ryzyka i zwiększenie rentowności dzięki ocenie dostawców. Wybór dostawców oparty na rzetelnych testach porównawczych uwzględniających możliwości, jakość i cenę.
• Ujednolicony widok warunków uzyskany dzięki naszym funkcjom tworzenia umów. Dostępny dla każdego ujednolicony, zaufany widok umów, katalogów i cen, który umożliwia sprawniejszą realizację kolejnych etapów procesu zaopatrzenia.

Wybór najlepszych dostawców oraz wynegocjowanie korzystnych warunków to tylko pierwszy krok do osiągnięcia oszczędności. IFS Zaopatrzenie ułatwia realizację wszystkich etapów procesu od pozyskania dostawcy po uiszczenie płatności. Pomaga w zmniejszeniu wydatków nierejestrowanych oraz zwiększeniu wolumenu zamówień u preferowanych dostawców.

• Zarządzanie kontraktami, które zapewnia kontrolę nad umowami z dostawcami, zleceniami wprowadzenia zmian i cennikami. Monitorowanie umów z dostawcami pod kątem spełnienia wszystkich wymaganych warunków.
• Osiąganie oszczędności dzięki zaopatrzeniu operacyjnemu. Kontrola nad każdym etapem procesu od pozyskania dostawcy po uiszczenie płatności, od zgłoszenia zapotrzebowania poprzez zamówienie i wysyłkę po odbiór, inspekcję i zwrot towarów. Rozwiązanie całkowicie wbudowane w nasz produkt IFS Cloud, umożliwiające wykonanie wszystkich zadań w jednym systemie, np. sprawdzenie przed złożeniem zamówień zakupu, czy towar jest na składzie.
• Analizowanie danych finansowych w czasie rzeczywistym, obejmujące zarządzanie fakturami i finansami. Uzgadnianie faktur, kontrola towarów otrzymanych niezafakturowanych oraz uzgadnianie zamówień zakupu w jednym wbudowanym systemie. Jeden używany przez wszystkich system, w którym wszystkie dane dotyczące zaopatrzenia i dane finansowe są dostępne w każdej chwili z różnych punktów łańcucha dostaw, od fakturowania po ogólne rozliczenia finansowe.
• Zaawansowane funkcje, które umożliwiają doraźne uzupełnianie zapasów, wynajmowanie urządzeń od dostawców zewnętrznych, zarządzanie zmianami w zamówieniach zakupu itp.

Kluczem do obniżenia kosztów i ryzyka są bliskie relacje z dostawcami oparte na partnerskiej współpracy. IFS Zaopatrzenie umożliwia zdefiniowanie spójnych procesów i parametrów dotyczących dostawców, co pomaga w uzyskaniu dobrej jakości otrzymywanych towarów i usług.

• Zacieśnienie relacji z dostawcami. Dzięki narzędziom do kwalifikowania i wdrażania dostawców oraz utrzymywania i wygaszania relacji z nimi można uzyskać więcej towarów i usług w terminie, bez przekraczania budżetu.
• Bardziej efektywne zarządzanie wydajnością dostawców. Funkcje audytu i oceny wydajności ułatwiają dotrzymanie określonych w umowie poziomów usług.
• Udostępnienie dostawcom funkcji samoobsługowych w celu przyspieszenia procesów oraz poprawy jakości, dokładności i rentowności dostaw.

Analiza różnych typów umów, od umów typu „koszt plus” po umowy z ceną stałą, wykazuje, że każdy z nich wiąże się z innym rodzajem ryzyka. W celu uzyskania takich obrazów ryzyka można przeanalizować historyczne poziomy wydajności lub wypłacalności potencjalnych dostawców.

Nasze funkcje zarządzania ryzykiem, stanowiące część szerszego rozwiązania IFS Cloud, pomagają w badaniu takich zmiennych i zwiększeniu niezawodności działań.

• Wykorzystanie centralnego rejestru ryzyka. Aktualizując i oceniając na bieżąco wspólny rejestr ryzyka, można oprzeć zarządzanie ryzykiem na procesach operacyjnych i procesach podejmowaniu decyzji.
• Kontrola ryzyka rynkowego. Nasze rozwiązanie umożliwia ocenę istotnego ryzyka związanego z łańcuchem dostaw z uwzględnieniem reguł handlowych, wiarygodności dostawców i globalnych/lokalnych niedoborów.
• Utworzenie pełnego obrazu ryzyka dla całego cyklu zaopatrzenia. Rozwiązanie IFS Zaopatrzenie jest wbudowane w system IFS Cloud. Zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym obejmujących operacje we wszystkich obszarach — od zapasów i finansów po logistykę i dostawy.

Rozwiązanie IFS Zaopatrzenie pomaga w zabezpieczeniu projektów przed ryzykiem związanym z podwykonawcami oraz usprawnieniu procesów płatności:

• Tworzenie instrukcji pracy dla podwykonawców i pomiary efektów wykonanej pracy z uwzględnieniem zakresu i terminów.
• Zarządzanie zmianami w umowach w celu zabezpieczenia zakresu prac, kontroli kosztów, zmniejszenia ryzyka i zapewnienia wyników, za pomocą narzędzi utworzonych specjalnie w celu zarządzania umowami z podwykonawcami.
• Przyjmowanie wniosków o zapłatę, wydawanie świadectw wykonanej pracy, zarządzanie kwotami narastającymi na koniec okresu i uzgadnianie faktur z tymi świadectwami w celu wypłacenia podwykonawcom należnych kwot.