Skip to main content

ERP— Kurumsal Kaynak Planlama yazılımı

ERP Nedir?

Kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümü bir işletmenin günlük operasyonlarını yönetmek için kullanılan bir yazılımdır. Muhasebe, insan kaynakları (İK), tedarik, müşteri ilişkileri (CRM), tedarik zinciri, üretim, mühendislik, bakım, projeler, servis ve daha birçok biriminizi bu yazılım sayesinde yönetebilirsiniz.

Bir ERP çözümü, yukarıda bahsi geçen tüm birimleri tek bir merkezi yazılımda birleştirir ve böylece şirketinizin daha verimli çalışmasına olanak sağlar. Bir diğer faydası ise şirketinize ait tüm verileri tek bir yazılımda görerek daha iyi kararlar alabilecek olmanızdır. Toparlamak gerekirse bir ERP yazılımı şirketinizin değer akışlarını tek bir ortamda birleştiren uygulamalar bütününe verilen addır.

Enterprise Resource Planning Software explained

Tanımından faydasına, seçiminden kurulumuna ERP hakkında merak ettiğiniz her şey

ERP sistemi nedir?

ERP sisteminin öncüsü, malzeme ihtiyaç planlama (materials requirements planning - (MRP) olarak bilinen yazılımın çıkışı Toyota Üretim Sistemi’ne dayanmaktadır. Bu sistem, talebi karşılamak için gerekli olan üretim süresi olan takt zamanını kısaltmak için üretim bandına talep sinyalleri yollayan bir eş zamanlı haberleşme yöntemi kullanıyordu. MRP, adından da anlaşılacağı gibi aslen envantere odaklanmış bir sistemdi. Temel olarak üretim anında kullanılacak olan malzemenin stoklarının yeterli olmasını garanti altına alırken, bu ürünlere bağlanacak kapitalin de minimumda tutulmasını sağlayan bir yazılımdı. ERP ise MRP’nin içinden doğmuş bir yapı olarak hayatımıza girdi. MRP’nin getirdiği süreç akış yönetimlerindeki merkezileştirilmiş yaklaşımı, ERP yazılımları şirketin finans, İK ve tedarik gibi farklı birimlerine taşıdı.

Modern üretim şirketlerinin kullandığı ERP yazılımları halen MRP modülünü içinde barındırmaktadır. Böylece üretim takvimini, iş süreçlerini ve malzemeleri etkin şekilde yönetmeye devam etmek mümkün kılınıyor. Üretim sektörü dışında ERP kullanan endüstrilerde aşağıdaki özellikler de kullanılmaktadır:

  • İnşaat, sipariş üzerine üretim ve endüstriyel makine üretimi gibi proje bazlı üretim yapan şirketler, ERP çözümlerinde proje yönetimi özelliklerimizi tercih edebilirler
  • Servis hizmeti sunan işletmeler, ERP çözümlerimizde saha servis yönetimi ve planlama optimizasyonu özelliklerini tercih edebilirler
  • Büyük ya da karmaşık yapılara sahip hidroelektrik santralleri, deniz aşırı petrol sahaları gibi varlık yoğun şirketler ERP çözümlerinde bakım modüllerini kullanabilirler. Eğer gerçekten de bakım özelliğini çok yoğun kullanırlarsa ciddi bir EAM olarak da kabul edilebilir.
  • Havacılık ve savunma sanayiinde hizmet veren şirketler kazanılmış kıymet yönetimi (Earned Value Management – EVM) proje raporlaması, bakım, onarım ve tamir (MRO) gibi özellikleri tercih edebilir.

Bir ERP yazılımı kullanmanın faydaları nelerdir?

Bir ERP sistemi kullanmanın şirkete getireceği faydalar, endüstri ve iş modeli gibi birçok farklı etkene bağlıdır. Başlangıçta MRP sistemleri envanter yükünü azaltırken üretim hızını da artırmak için tasarlanmışlardı. İmalat şirketleri arasında envantere bağlı kapitalin sınırlanması, teslim sürelerinin kısalması ve siparişlerin karşılanma yüzdesinin artışı en çok belirtilen faydaların arasındadır.

Envanter, ERP yazılımlarının ilgilendiği konuların sadece bir tanesi. Zaman içinde talep sinyalleri insan sermayesi için de geçerli olmaya başladı. Örnekse İK birimleri şirketin ihtiyaç duyduğu iş gücünün her an yeterli seviyede olmasını sağlamak istiyordu ve ERP bu alanda da yardımcı olmaya başladı.

Mevzuatlara uygunluk ise ERP’nin şirketlere sağladığı bir diğer fayda olarak sıralanabilir. Ekipman performansından iş süreçlerine, çalışanların gerekli sertifikasyonlara sahip olup olmamasına kadar birçok nokta takip edildiği ve merkezileştirildiği için müfettişlere de büyük bir kolaylık sağlamaktadır ERP çözümleri.

Şirketlerde görünürlüğe sahip olmak sadece yöneticiler için değil aynı zamanda müşteriler için de oldukça önemlidir. Müşteriler de kendi siparişleri ya da projeleri ile ilgili daha fazla bilgiye sahip olmak isteyebiliyor. Hatta öyle ki, kimi zaman ürün satışı tamamlandıktan sonra daha müşteri, üretim bandında kimlerin olduğu, ürünün ne zaman nerede üretildiği ve hangi lokasyonlarda bulunduğu, nereden geldiği gibi ürünün üretim aşamaları hakkında da bilgi talep edebiliyor müşteriler. Bu bilgiler son kullanma tarihi, menşe ülke gibi bilgiler için kullanıldığı gibi aynı zamanda son kullanıcının da taleplerini karşılamak için gerekli olabiliyor.

ERP, şirketleri daha verimli ve daha etkili hale getirir. Optimize edilen süreçler, azaltılan idari iş yükü, ortadan kaldırılan mükerrer işler ve artan otomasyon sayesinde, ERP kullanan şirketler IDC’nin raporuna göre verimliliklerini %18 oranında artırmaktadır.

ERP yazılımları, iş otomasyonlarının kalbini oluşturur. Bir ERP çözümü kullanarak, Nesnelerin İnterneti (IoT) ile bağlı ekipmanlar, dahili Yapay Zeka özellikleri ya da algoritmaları veya olay temelli tetikleyiciler gibi birçok farklı otomasyon yöntemleri arasından bir tercihte bulunabilirsiniz. Son maddemize bir örnek olarak bir ürün stoklara girdiği zaman o ürünü bekleyen müşteriye otomatik olarak haber verebilirsiniz.

IDC tarafından hazırlanan raporumuzda modern bir ERP sistemi kullanmak verimliliği %18 oranında artırdığı belirtilmektedir.

Nasıl bir ERP tercih edilmeli? Bulut tabanlı mı? Yerinde mi?

Genel olarak baktığımızda şirketler için ERP çözümlerini bulutta kullanmak daha faydalıdır. Hatta endüstri analizleri yapan bir şirket olan IDC’ye göre 2020 içinde bulut bilişime yapılan yatırımlar IT alanında yapılan yatırımlardan 6 kat artacak. IDC’nin bir diğer tahminine göre 2020 sonunda şirket altyapıları ve yazılımları %67 oranında bulut tabanlı olacak. Bulut tabanlı ERP çözümlerinin büyümesinin ardında yatan maddelere bakacak olursak:

  • Şirketin büyüme hızına ayak uyduracak kadar hızlı ve kolay genişleme
  • Donanım kurulum ve bakım maliyetleri olmadığı için daha az masraflı daha az karmaşıklıkta bir proje
  • Son ürüne, güncellemelere ve inovasyonlara daha hızlı erişim
  • Verileriniz profesyonel bir hosting şirketinde izlenip yedeklendiği için daha başarılı ve daha hızlı felaket sonrası kurtarma özellikleri

Bir zamanlar güvenlik ve yasal mevzuatlara uyum konuları bulut tabanlı hizmetleri kullanmanın önünde engel teşkil ederken günümüzde bulut hizmetleri artık GDPR yönetmeliği ve veri güvenliği yönetimi için ISO27001 sertifikasyonları gibi gereklilikleri sağlayabiliyor. Ayrıca söz konusu güvenlik olduğunda IT dünyasının karar vericileri Microsoft Azure veri merkezinin, kendi kuracakları server odasından daha güvenli olduğuna kanaat getirdiler.

ERP uygulamanızı nasıl yapacağınıza karar verirken en önemli noktalardan birisi size seçenek ve hareket alanı tanıyan bir ERP sağlayıcı ile çalışmak olacaktır.

Buna göre ister şirketinizdeki serverda kurabilmeli ya da bulut tabanlı olarak kullanabilmelisiniz. Her şey dahil bir sistem mi olacağı, yalnızca kullanım bedelini ödediğiniz bir SaaS hizmeti mi olacağı yoksa şirketiniz için bir lisans mı alacağınız konusunda da karar verebiliyor olmanız gerekiyor. Doğru ERP sağlayıcı sizi kendi bulut hizmetine mahkum bırakmamalı, aksine dilediğiniz bulut şirketi ile çalışabilmenize ya da şirketinizde barındırabilmenize müsaade etmelidir.

ERP sağlayıcınızı seçerken denk ürün sunan bir şirket olduğundan emin olun. Bulut hizmetinde aldığınız ürünün, şirketinizdeki serverda kuracağınız ürünün hafifletilmiş, kısıtlı özellikler sunan bir versiyonu olup olmadığını mutlaka öğrenin. Yeni gelen özelliklerin ve inovasyonların ürünü nerede kullanıyor olursanız olun size de sunulacağından emin olun.

Şirketinizin tüm değişimlerine ayak uydurabilmek adına size hareket özgürlüğü tanıyan bir ERP sağlayıcısı ile çalışın. Şirketinizdeki serverda barındırdığınız ERP yazılımınızı değişen koşullarla birlikte buluta taşımak isteyebilirsiniz. Ya da tam tersi de olabilir. Seçtiğiniz çözümün sizin ihtiyaçlarınıza göre esneklik sağlayabilmesi gerekir.

ERP yazılımı seçerken nelere dikkat etmek gerekir?

ERP yazılımı seçmek oldukça yoğun ve dikkat gerektiren bir süreçtir. Öncelikle ihtiyacınız olan işlevsel özellikleri belirlemeniz ve akabinde şirketinizin geleceğini de düşünerek bir karar vermeniz gerekir. Böylesi bir proje, gerekli bütçenin olmasını garanti altına alacak, ERP uygulamasının getireceği süreç değişiklikleri ve gelişmelerin şirketin tamamında benimseneceğinden emin olacak bir uygulayıcı sponsora ihtiyaç vardır.

Proje üst yönetimden destek aldıktan sonra ihtiyaç duyulan işlevsel özelliklerin listesi oluşturulmalı. Akabinde şirket içinden bir kişi ya da oluşturulan bir komite şirketin ihtiyaçlarını karşılayabilecek ERP sağlayıcıları arasından bir kısa liste oluşturmalı.

Çoğu profesyonel, kariyerleri boyunca en fazla 3 defa ERP seçim sürecine dahil oldukları için birçok şirket bağımsız danışmanlardan hizmet almayı tercih ediyor.

Bu danışman şirketler hiçbir ERP sağlayıcı ile ortaklığa sahip olmamalı ve direkt olarak müşterinin taleplerine odaklanarak onlar için en doğru sağlayıcıyı seçmelerine yardımcı olmalıdır. Ayrıca bu danışmanlar ERP ürününün hayat döngüsü boyunca yaşanacak değişimleri de öngörmelidir.

Dolayısıyla bir ERP sağlayıcı güncel ERP yazılımları gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için neler yapabileceklerini ve birkaç sene sonra yeni gelişen teknolojilere nasıl ayak uyduracağına dair yol haritasını talep olduğu anda göstermeye hazır olmalıdır.

ERP sistemi nedir?

ERP sisteminin öncüsü, malzeme ihtiyaç planlama (materials requirements planning - (MRP) olarak bilinen yazılımın çıkışı Toyota Üretim Sistemi’ne dayanmaktadır. Bu sistem, talebi karşılamak için gerekli olan üretim süresi olan takt zamanını kısaltmak için üretim bandına talep sinyalleri yollayan bir eş zamanlı haberleşme yöntemi kullanıyordu. MRP, adından da anlaşılacağı gibi aslen envantere odaklanmış bir sistemdi. Temel olarak üretim anında kullanılacak olan malzemenin stoklarının yeterli olmasını garanti altına alırken, bu ürünlere bağlanacak kapitalin de minimumda tutulmasını sağlayan bir yazılımdı. ERP ise MRP’nin içinden doğmuş bir yapı olarak hayatımıza girdi. MRP’nin getirdiği süreç akış yönetimlerindeki merkezileştirilmiş yaklaşımı, ERP yazılımları şirketin finans, İK ve tedarik gibi farklı birimlerine taşıdı.

Modern üretim şirketlerinin kullandığı ERP yazılımları halen MRP modülünü içinde barındırmaktadır. Böylece üretim takvimini, iş süreçlerini ve malzemeleri etkin şekilde yönetmeye devam etmek mümkün kılınıyor. Üretim sektörü dışında ERP kullanan endüstrilerde aşağıdaki özellikler de kullanılmaktadır:

  • İnşaat, sipariş üzerine üretim ve endüstriyel makine üretimi gibi proje bazlı üretim yapan şirketler, ERP çözümlerinde proje yönetimi özelliklerimizi tercih edebilirler
  • Servis hizmeti sunan işletmeler, ERP çözümlerimizde saha servis yönetimi ve planlama optimizasyonu özelliklerini tercih edebilirler
  • Büyük ya da karmaşık yapılara sahip hidroelektrik santralleri, deniz aşırı petrol sahaları gibi varlık yoğun şirketler ERP çözümlerinde bakım modüllerini kullanabilirler. Eğer gerçekten de bakım özelliğini çok yoğun kullanırlarsa ciddi bir EAM olarak da kabul edilebilir.
  • Havacılık ve savunma sanayiinde hizmet veren şirketler kazanılmış kıymet yönetimi (Earned Value Management – EVM) proje raporlaması, bakım, onarım ve tamir (MRO) gibi özellikleri tercih edebilir.

Bir ERP yazılımı kullanmanın faydaları nelerdir?

Bir ERP sistemi kullanmanın şirkete getireceği faydalar, endüstri ve iş modeli gibi birçok farklı etkene bağlıdır. Başlangıçta MRP sistemleri envanter yükünü azaltırken üretim hızını da artırmak için tasarlanmışlardı. İmalat şirketleri arasında envantere bağlı kapitalin sınırlanması, teslim sürelerinin kısalması ve siparişlerin karşılanma yüzdesinin artışı en çok belirtilen faydaların arasındadır.

Envanter, ERP yazılımlarının ilgilendiği konuların sadece bir tanesi. Zaman içinde talep sinyalleri insan sermayesi için de geçerli olmaya başladı. Örnekse İK birimleri şirketin ihtiyaç duyduğu iş gücünün her an yeterli seviyede olmasını sağlamak istiyordu ve ERP bu alanda da yardımcı olmaya başladı.

Mevzuatlara uygunluk ise ERP’nin şirketlere sağladığı bir diğer fayda olarak sıralanabilir. Ekipman performansından iş süreçlerine, çalışanların gerekli sertifikasyonlara sahip olup olmamasına kadar birçok nokta takip edildiği ve merkezileştirildiği için müfettişlere de büyük bir kolaylık sağlamaktadır ERP çözümleri.

Şirketlerde görünürlüğe sahip olmak sadece yöneticiler için değil aynı zamanda müşteriler için de oldukça önemlidir. Müşteriler de kendi siparişleri ya da projeleri ile ilgili daha fazla bilgiye sahip olmak isteyebiliyor. Hatta öyle ki, kimi zaman ürün satışı tamamlandıktan sonra daha müşteri, üretim bandında kimlerin olduğu, ürünün ne zaman nerede üretildiği ve hangi lokasyonlarda bulunduğu, nereden geldiği gibi ürünün üretim aşamaları hakkında da bilgi talep edebiliyor müşteriler. Bu bilgiler son kullanma tarihi, menşe ülke gibi bilgiler için kullanıldığı gibi aynı zamanda son kullanıcının da taleplerini karşılamak için gerekli olabiliyor.

ERP, şirketleri daha verimli ve daha etkili hale getirir. Optimize edilen süreçler, azaltılan idari iş yükü, ortadan kaldırılan mükerrer işler ve artan otomasyon sayesinde, ERP kullanan şirketler IDC’nin raporuna göre verimliliklerini %18 oranında artırmaktadır.

ERP yazılımları, iş otomasyonlarının kalbini oluşturur. Bir ERP çözümü kullanarak, Nesnelerin İnterneti (IoT) ile bağlı ekipmanlar, dahili Yapay Zeka özellikleri ya da algoritmaları veya olay temelli tetikleyiciler gibi birçok farklı otomasyon yöntemleri arasından bir tercihte bulunabilirsiniz. Son maddemize bir örnek olarak bir ürün stoklara girdiği zaman o ürünü bekleyen müşteriye otomatik olarak haber verebilirsiniz.

IDC tarafından hazırlanan raporumuzda modern bir ERP sistemi kullanmak verimliliği %18 oranında artırdığı belirtilmektedir.

Nasıl bir ERP tercih edilmeli? Bulut tabanlı mı? Yerinde mi?

Genel olarak baktığımızda şirketler için ERP çözümlerini bulutta kullanmak daha faydalıdır. Hatta endüstri analizleri yapan bir şirket olan IDC’ye göre 2020 içinde bulut bilişime yapılan yatırımlar IT alanında yapılan yatırımlardan 6 kat artacak. IDC’nin bir diğer tahminine göre 2020 sonunda şirket altyapıları ve yazılımları %67 oranında bulut tabanlı olacak. Bulut tabanlı ERP çözümlerinin büyümesinin ardında yatan maddelere bakacak olursak:

  • Şirketin büyüme hızına ayak uyduracak kadar hızlı ve kolay genişleme
  • Donanım kurulum ve bakım maliyetleri olmadığı için daha az masraflı daha az karmaşıklıkta bir proje
  • Son ürüne, güncellemelere ve inovasyonlara daha hızlı erişim
  • Verileriniz profesyonel bir hosting şirketinde izlenip yedeklendiği için daha başarılı ve daha hızlı felaket sonrası kurtarma özellikleri

Bir zamanlar güvenlik ve yasal mevzuatlara uyum konuları bulut tabanlı hizmetleri kullanmanın önünde engel teşkil ederken günümüzde bulut hizmetleri artık GDPR yönetmeliği ve veri güvenliği yönetimi için ISO27001 sertifikasyonları gibi gereklilikleri sağlayabiliyor. Ayrıca söz konusu güvenlik olduğunda IT dünyasının karar vericileri Microsoft Azure veri merkezinin, kendi kuracakları server odasından daha güvenli olduğuna kanaat getirdiler.

ERP uygulamanızı nasıl yapacağınıza karar verirken en önemli noktalardan birisi size seçenek ve hareket alanı tanıyan bir ERP sağlayıcı ile çalışmak olacaktır.

Buna göre ister şirketinizdeki serverda kurabilmeli ya da bulut tabanlı olarak kullanabilmelisiniz. Her şey dahil bir sistem mi olacağı, yalnızca kullanım bedelini ödediğiniz bir SaaS hizmeti mi olacağı yoksa şirketiniz için bir lisans mı alacağınız konusunda da karar verebiliyor olmanız gerekiyor. Doğru ERP sağlayıcı sizi kendi bulut hizmetine mahkum bırakmamalı, aksine dilediğiniz bulut şirketi ile çalışabilmenize ya da şirketinizde barındırabilmenize müsaade etmelidir.

ERP sağlayıcınızı seçerken denk ürün sunan bir şirket olduğundan emin olun. Bulut hizmetinde aldığınız ürünün, şirketinizdeki serverda kuracağınız ürünün hafifletilmiş, kısıtlı özellikler sunan bir versiyonu olup olmadığını mutlaka öğrenin. Yeni gelen özelliklerin ve inovasyonların ürünü nerede kullanıyor olursanız olun size de sunulacağından emin olun.

Şirketinizin tüm değişimlerine ayak uydurabilmek adına size hareket özgürlüğü tanıyan bir ERP sağlayıcısı ile çalışın. Şirketinizdeki serverda barındırdığınız ERP yazılımınızı değişen koşullarla birlikte buluta taşımak isteyebilirsiniz. Ya da tam tersi de olabilir. Seçtiğiniz çözümün sizin ihtiyaçlarınıza göre esneklik sağlayabilmesi gerekir.

ERP yazılımı seçerken nelere dikkat etmek gerekir?

ERP yazılımı seçmek oldukça yoğun ve dikkat gerektiren bir süreçtir. Öncelikle ihtiyacınız olan işlevsel özellikleri belirlemeniz ve akabinde şirketinizin geleceğini de düşünerek bir karar vermeniz gerekir. Böylesi bir proje, gerekli bütçenin olmasını garanti altına alacak, ERP uygulamasının getireceği süreç değişiklikleri ve gelişmelerin şirketin tamamında benimseneceğinden emin olacak bir uygulayıcı sponsora ihtiyaç vardır.

Proje üst yönetimden destek aldıktan sonra ihtiyaç duyulan işlevsel özelliklerin listesi oluşturulmalı. Akabinde şirket içinden bir kişi ya da oluşturulan bir komite şirketin ihtiyaçlarını karşılayabilecek ERP sağlayıcıları arasından bir kısa liste oluşturmalı.

Çoğu profesyonel, kariyerleri boyunca en fazla 3 defa ERP seçim sürecine dahil oldukları için birçok şirket bağımsız danışmanlardan hizmet almayı tercih ediyor.

Bu danışman şirketler hiçbir ERP sağlayıcı ile ortaklığa sahip olmamalı ve direkt olarak müşterinin taleplerine odaklanarak onlar için en doğru sağlayıcıyı seçmelerine yardımcı olmalıdır. Ayrıca bu danışmanlar ERP ürününün hayat döngüsü boyunca yaşanacak değişimleri de öngörmelidir.

Dolayısıyla bir ERP sağlayıcı güncel ERP yazılımları gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için neler yapabileceklerini ve birkaç sene sonra yeni gelişen teknolojilere nasıl ayak uyduracağına dair yol haritasını talep olduğu anda göstermeye hazır olmalıdır.