Che cos’è l’ IT Asset Management?

Le organizzazioni prive di una strategia ITAM si espongono a rischi significativi, dai problemi di conformità agli sprechi di risorse, alla mancanza di direzione e a costosi investimenti.

Una gestione efficace degli asset IT offre diversi vantaggi alle organizzazioni, tra cui:

• Risparmio sui costi delle risorse: L’identificazione e l’eliminazione di asset non necessari e l’ottimizzazione delle licenze software possono comportare risparmi sui costi.
• Risparmio sui costi di manodopera: Una gestione più efficiente degli asset IT aumenta la produttività del team IT riducendo il tempo e i costi di gestione degli asset IT.
• Riduzione del rischio: Una corretta gestione degli asset IT aiuta a ridurre i rischi di sicurezza e conformità associati all’hardware e al software.
• Efficienza: La semplificazione dei processi relativi agli asset migliora l’efficienza complessiva e aiuta a evitare tempi di fermo o interruzioni.
• Conformità: Garantire la conformità agli accordi di licenza e ai requisiti normativi previene le conseguenze legali e finanziarie.
• Pianificazione strategica: Si tratta di un processo decisionale informato riguardante investimenti e aggiornamenti IT basato sull’analisi dei dati degli asset.
• Impedisce la perdita di beni: Il monitoraggio degli asset in tempo reale, che consente di sapere dove si trovano e rilevare eventuali attività insolite come i tempi di inattività del servizio o i dispositivi mancanti, riduce al minimo il rischio.
• Durata prolungata delle risorse: Pianificare efficacemente le varie fasi del ciclo di vita delle risorse, come la manutenzione, permette di mantenere gli asset in buone condizioni ed estrarre il valore massimo.
• Più sostenibile: Massimizzare l’uso degli asset esistenti per tutta la loro vita utile ed evitare acquisti superflui riduce al minimo gli sprechi. Permette anche di gestire l’offboarding degli asset e lo smaltimento responsabile.

La gestione degli asset IT può essere implementata attraverso soluzioni software ITAM dedicate, che automatizzano molti dei processi associati al monitoraggio delle risorse, alla gestione dell’inventario e alla creazione di report. Questi strumenti aiutano le organizzazioni a mantenere informazioni accurate e aggiornate sui propri asset IT.

l’IT Asset Management dispone di una serie di processi fondamentali che le organizzazioni utilizzano per gestire le proprie operazioni IT in modo efficiente ed efficace. Questi processi sono progettati per garantire che i servizi IT siano in linea con le esigenze aziendali, forniscano servizi di alta qualità e promuovano il miglioramento continuo.

I componenti e le attività chiave dell’IT Asset Management includono:

• Gestione dell’inventario: Consiste nel mantenere un inventario dettagliato di tutti gli asset IT, inclusi computer, server, apparecchiature di rete, licenze software e periferiche.
• Monitoraggio degli asset: Si basa sull’assegnazione di identificatori univoci a ogni asset IT per monitorarne la posizione, lo stato e altre informazioni pertinenti.
• Gestione delle licenze software: Si tratta di gestire e monitorare le licenze software per garantire la conformità ai contratti di licenza ed evitare un numero eccessivo o insufficiente di licenze.
• Lifecycle Management: Prevede anche la gestione dell’intero ciclo di vita degli asset IT, dagli acquisti e la distribuzione alla manutenzione, gli aggiornamenti e l’eventuale ritiro o smaltimento.
• Gestione dei rischi: Riguarda l’identificazione e la mitigazione dei rischi associati agli asset IT, come vulnerabilità della sicurezza, problemi di conformità e potenziali interruzioni dei servizi.
• Ottimizzazione dei costi: Significa ottimizzare la spesa IT identificando gli asset sottoutilizzati, rinegoziando i contratti e prendendo decisioni informate sugli investimenti in hardware e software.
• Gestione dei fornitori: Si tratta di gestire le relazioni con i fornitori IT, negoziare i contratti e garantire che le prestazioni dei fornitori soddisfino le aspettative.
• Conformità e governance: Implicano garantire che le attività e gli asset IT siano conformi ai requisiti normativi e alle politiche organizzative.
• Sicurezza: Consiste nell’affrontare i problemi di sicurezza relativi agli asset IT, tra cui la protezione dei dati sensibili, la gestione dei controlli di accesso e la protezione di hardware e software.
• Report e analisi: Prevede anche la generazione di report e analisi per fornire informazioni su utilizzo, costi e prestazioni delle risorse. Queste informazioni aiutano a prendere decisioni informate e a ottimizzare le risorse IT.

L’ITAM è essenziale per le organizzazioni per garantire che le loro operazioni IT siano affidabili, massimizzino la disponibilità e siano in linea con gli obiettivi aziendali.

Non esiste un unico quadro di riferimento dominante di IT Asset Management (ITAM) come lo è per alcune altre aree dell’IT, come IT Service Management (ITSM) con ITIL. Tuttavia, esistono best practice e linee guida ampiamente riconosciute che le organizzazioni spesso seguono per implementare processi ITAM efficaci.

Ecco alcuni quadri di riferimento e linee guida popolari per la gestione degli asset IT:

• ISO/IEC 19770: Software Asset Management (SAM): L’Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) fornisce standard relativi all’ITAM, con ISO/IEC 19770 specificamente incentrato sulla gestione degli asset software. Descrive le best practice per la gestione degli asset software durante tutto il loro ciclo di vita.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Sebbene ITIL sia noto principalmente per l’IT Service Management (ITSM), include indicazioni sulla gestione degli asset IT all’interno del suo quadro di riferimento più ampio. Il quadro di riferimento ITIL fornisce raccomandazioni per la gestione del ciclo di vita dei servizi IT, comprese le risorse.
• IAITAM (International Association of IT Asset Managers): IAITAM è un’organizzazione professionale che offre programmi di formazione e certificazione relativi alla gestione degli asset IT. Fornisce una serie di best practice e standard per la gestione degli asset IT.
• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies): COBIT è un quadro di riferimento che fornisce linee guida per la governance e la gestione dell’IT aziendale, tra cui l’ITAM. Offre una serie di controlli e processi per una governance IT efficace.
• CMMI (Capability Maturity Model Integration): CMMI è un quadro di riferimento che fornisce una serie di best practice per il miglioramento dei processi in vari aspetti di un’organizzazione. Include un modello di maturità che può essere applicato ai processi ITAM.
• Modello di ottimizzazione Microsoft SAM (Software Asset Management): Microsoft fornisce un quadro di riferimento per la gestione degli asset software che aiuta le organizzazioni a ottimizzare i propri asset software, garantendo la conformità ai contratti di licenza e massimizzando il valore.
• Playbook SAM del governo federale degli Stati Uniti: Il governo federale degli Stati Uniti ha pubblicato un playbook SAM (Software Asset Management) che fornisce indicazioni alle agenzie federali e ad altre organizzazioni sull’implementazione di pratiche SAM efficaci.
• Special Publication 800-53 del NIST: Il National Institute of Standards and Technology (NIST) pubblica le linee guida, compresa la Special Publication 800-53, che include i controlli di sicurezza e privacy per i sistemi informativi federali. Riguarda gli aspetti della gestione degli asset IT relativi alla sicurezza.

Quando si implementa l’ITAM, le organizzazioni spesso personalizzano questi quadri di riferimento e linee guida per soddisfare le loro esigenze specifiche e i requisiti di conformità. Inoltre, il panorama potrebbe evolversi e potrebbero emergere nuovi quadri di riferimento o aggiornamenti a quelli esistenti, quindi è essenziale rimanere informati sugli ultimi sviluppi nelle pratiche di gestione degli asset IT.

ITAM e CMDB (Configuration Management Database, database di gestione della configurazione) possono sembrare molto simili, soprattutto perché sono spesso associati tra loro. Anche se possono esserci sovrapposizioni, hanno pratiche e funzioni diverse.

• L’ITAM (IT Asset Management) tiene traccia di tutti gli asset IT e di dove si trovano nel loro ciclo di vita. L’approccio ITAM è spesso dal punto di vista finanziario dell’organizzazione. Il costo di proprietà, le scadenze delle licenze e la durata delle garanzie sono solo alcune delle considerazioni trattate nell’ITAM.
• Il CMDB (Configuration Management Database) è un record di informazioni sugli elementi di configurazione (Configuration Item, CI). Un elemento di configurazione è tutto ciò che è necessario per eseguire e fornire un servizio IT, come impostazioni, relazioni e dipendenze. Il CMDB è uno strumento utilizzato per la gestione della configurazione, che è il processo per garantire che tutti i componenti necessari per le operazioni quotidiane dei servizi IT funzionino senza problemi.

Sebbene tutti gli elementi di configurazione possano essere considerati risorse, non tutte le risorse sono CI. Per questo motivo, alcune organizzazioni utilizzano dei CMDB come parte della gestione degli asset IT, mentre altre esercitano la gestione della configurazione senza l’ITAM.

Il successo dell’IT Operations Management e dell’IT Service Management dipende dalla conoscenza degli asset IT. Anche se sono disponibili alcune soluzioni ITAM specifiche, spesso è più pratico scegliere un’unica soluzione che includa anche la gestione degli asset IT.

Le funzionalità del software IT Asset Management devono includere:

• Rilevamento degli asset e gestione dell’inventario: Scoprite e catalogate automaticamente tutti gli asset IT in tutta l’organizzazione, inclusi dispositivi hardware, applicazioni software, cloud e risorse virtuali.
• Monitoraggio degli asset hardware e software: Tenete traccia delle informazioni dettagliate su ogni asset, come le specifiche hardware, le versioni software, i dettagli della licenza e la proprietà.
• Gestione delle licenze: Gestite le licenze software, monitorate l’utilizzo e garantite la conformità con i contratti di licenza.
• Lifecycle Management: Supportate l’intero ciclo di vita degli asset IT, dagli acquisti e la distribuzione alla manutenzione, gli aggiornamenti e l’eventuale ritiro o smaltimento.
• Gestione della configurazione: mantenete e aggiornate le informazioni di configurazione per gli asset, comprese le relazioni tra i diversi componenti.
• Rilevamento e scansione automatizzati: Scansionate e scoprite automaticamente i nuovi asset man mano che vengono aggiunti alla rete, garantendo che l’inventario degli asset venga aggiornato continuamente.
• Integrazione con ITSM e altri sistemi: Integrate il software con i sistemi di IT Service Management (ITSM), i sistemi di acquisto e altri strumenti pertinenti per semplificare i flussi di lavoro e lo scambio di dati.
• Report e analisi: Generate report e analisi personalizzabili su utilizzo, conformità, costi e prestazioni delle risorse.
• Avvisi e notifiche: Fornite avvisi e notifiche per eventi come problemi di conformità delle licenze, scadenze della garanzia o modifiche dello stato delle risorse.
• Monitoraggio della sicurezza e della conformità: Monitorate e applicate le politiche di sicurezza, garantendo che le risorse siano conformi ai requisiti normativi e agli standard di sicurezza dell’organizzazione.
• Gestione degli utenti e degli accessi: Gestite l’accesso degli utenti al software ITAM, definendo ruoli e autorizzazioni in base alle responsabilità.
• Accessibilità mobile: Fornite l’accesso mobile ai dati e alle funzioni ITAM, consentendo agli utenti di gestire le risorse da varie posizioni.