O que é Gestão de Ativos de TI?

As organizações que não têm uma estratégia de ITAM se expõem a riscos significativos, desde problemas de conformidade até desperdício de recursos, falta de direção e investimentos caros.

A gestão eficaz de ativos de TI produz vários benefícios para as organizações, incluindo:

• Economia de Custos de Ativos: identificar e eliminar ativos desnecessários e otimizar licenças de software pode resultar em economia de custos.
• Economia de custos de mão de obra: A gestão de ativos de TI mais eficiente aumenta a produtividade da equipe de TI, reduzindo o tempo gasto e o custo de gestão de ativos de TI.
• Redução de riscos: A gestão adequada dos ativos de TI ajuda a reduzir os riscos de segurança e conformidade associados a hardware e software.
• Eficiência: A simplificação dos processos relacionados a ativos melhora a eficiência geral e ajuda a evitar tempo de inatividade ou interrupções.
• Conformidade: Garantir a conformidade com acordos de licenciamento e requisitos regulatórios evita consequências legais e financeiras.
• Planejamento estratégico: Tomada de decisão informada sobre investimentos e atualizações de TI com base na análise de dados de ativos.
• Evita a perda de ativos: O rastreamento de ativos em tempo real, para saber onde eles estão e detectar quaisquer atividades incomuns, como tempo de inatividade do serviço ou dispositivos ausentes, minimiza o risco
• Prolongamento da vida útil do ativo: Planeje com eficácia as várias etapas do ciclo de vida de ativos, como a manutenção, para manter seus ativos em boas condições e extrair o valor máximo.
• Mais sustentabilidade: Maximizar o uso dos ativos existentes ao longo de sua vida útil e evitar compras excessivas minimiza o desperdício. Gerencie o desligamento de ativos e o descarte responsável.

A Gestão de Ativos de TI pode ser implementada por meio de soluções de software de ITAM dedicadas, que automatizam muitos dos processos associados ao rastreamento de ativos, gestão de estoques e geração de relatórios. Essas ferramentas ajudam as organizações a manter informações precisas e atualizadas sobre seus ativos de TI.

A Gestão de Ativos de TI tem um conjunto de processos essenciais que as organizações usam para gerenciar suas operações de TI de forma eficiente e eficaz. Esses processos são criados para garantir que os serviços de TI estejam alinhados com as necessidades do negócio, ofereçam serviços de alta qualidade e promovam a melhoria contínua.

Os principais componentes e atividades da Gestão de Ativos de TI incluem:

• Gestão de Estoques: Manutenção de um estoque detalhado de todos os ativos de TI, incluindo computadores, servidores, equipamentos de rede, licenças de software e periféricos.
• Rastreamento de Ativos: Atribuição de identificadores exclusivos a cada ativo de TI para rastrear sua localização, status e outras informações relevantes.
• Gestão de Licenças de Software: Realização da gestão e do rastreamento licenças de software para garantir a conformidade com contratos de licenciamento e evitar excesso ou escassez de licenciamento.
• Gestão do Ciclo de Vida: Gestão de todo o ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição e implantação até manutenção, atualizações e eventual retirada ou descarte.
• Gestão de Riscos: Identificação e mitigação de riscos associados a ativos de TI, como vulnerabilidades de segurança, problemas de conformidade e possíveis interrupções nos serviços.
• Otimização de Custos: Otimização de gastos de TI identificando ativos subutilizados, renegociando contratos e tomando decisões informadas sobre investimentos em hardware e software.
• Gestão de Fornecedores: Gerenciamento de relacionamentos com fornecedores de TI, negociando contratos e garantindo que o desempenho do fornecedor atenda às expectativas.
• Conformidade e Governança: Busca da garantia de que os ativos e atividades de TI cumpram os requisitos regulatórios e as políticas organizacionais.
• Segurança: Abordagem de preocupações de segurança relacionadas a ativos de TI, incluindo proteção de dados confidenciais, gestão de controles de acesso e proteção de hardware e software.
• Relatórios e Análises: Geração de relatórios e análises para fornecer informações sobre o uso, os custos e o desempenho dos ativos. Essas informações ajudam a tomar decisões e otimizar os recursos de TI.

A ITAM é essencial para que as organizações garantam que suas operações de TI sejam confiáveis, maximizando a disponibilidade, e alinhadas com as metas de negócios.

Não há uma única estrutura de Gestão de Ativos de TI (ITAM) dominante, como há para algumas outras áreas de TI, como Gestão de Serviços de TI (ITSM) com a ITIL. No entanto, há melhores práticas e diretrizes amplamente reconhecidas que as organizações geralmente seguem para implementar processos eficazes de ITAM.

A seguir, algumas estruturas e diretrizes populares para a Gestão de Ativos de TI:

• ISO/IEC 19770: Gestão de Ativos de Software (SAM): A Organização Internacional de Padronização (ISO) fornece padrões relacionados a ITAM, com a ISO/IEC 19770 concentrando-se especificamente na Gestão de Ativos de Software. Ela descreve as melhores práticas para gerenciar ativos de software durante todo o ciclo de vida.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library, biblioteca de infraestrutura de tecnologia da informação): Embora a ITIL seja conhecida principalmente pela Gestão de Serviços de TI (ITSM), ela inclui orientação sobre Gestão de Ativos de TI dentro de sua estrutura mais ampla. A estrutura ITIL fornece recomendações para gerenciar o ciclo de vida dos serviços de TI, incluindo ativos.
• IAITAM (Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI): a IAITAM é uma organização profissional que oferece programas de educação e certificação relacionados à Gestão de Ativos de TI. Ela fornece um conjunto de melhores práticas e padrões para gerenciar ativos de TI.
• COBIT (Objetivos de Controle para Informações e Tecnologias Relacionadas): O COBIT é uma estrutura que fornece diretrizes para a governança e a gestão de TI empresarial, incluindo a ITAM. Oferece um conjunto de controles e processos para uma governança de TI eficaz.
• CMMI (Integração do Modelo de Maturidade de Capacidade): A CMMI é uma estrutura que fornece um conjunto de melhores práticas para melhoria de processos em vários aspectos de uma organização. Inclui um modelo de maturidade que pode ser aplicado aos processos de ITAM.
• Modelo de Otimização do Microsoft SAM (Gestão de Ativos de Software): A Microsoft fornece uma estrutura para a Gestão de Ativos de software que ajuda as organizações a otimizar seus ativos de software, garantindo a conformidade com os contratos de licenciamento e maximizando o valor.
• Manual SAM do Governo Federal dos EUA: O governo federal dos Estados Unidos publicou um manual de Gestão de Ativos de Software (Software Asset Management, SAM) que fornece orientação para agências federais e outras organizações sobre a implementação de práticas eficazes de SAM.
• Publicação especial NIST 800-53: O Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (National Institute of Standards and Technology, NIST), dos Estados Unidos, publica diretrizes, incluindo a publicação especial 800-53, que inclui controles de segurança e privacidade para sistemas de informação federais. Ela aborda aspectos da gestão de ativos de TI relacionados à segurança.

Ao implementar a ITAM, as organizações muitas vezes adaptam essas estruturas e diretrizes para atender a necessidades e requisitos de conformidade específicos. Além disso, como o cenário pode evoluir e novas estruturas ou atualizações para as existentes podem surgir, é essencial se manter informado sobre os últimos desenvolvimentos nas práticas de Gestão de Ativos de TI.

ITAM e CMDB (Banco de Dados de Gestão de Configurações) podem parecer muito semelhantes, especialmente por serem frequentemente associados entre si. Embora possa haver sobreposições, as duas estruturas têm diferentes práticas e funções.

• A ITAM (Gestão de Ativos de TI) acompanha todos os ativos de TI e onde eles estão no ciclo de vida de ativos. A abordagem de ITAM é frequentemente a partir da perspectiva financeira da organização. Custo de propriedade, vencimentos de licenças e duração das garantias são apenas algumas das considerações abordadas na ITAM.
• O CMDB é um registro de informações sobre itens de configuração (CIs). Um item de configuração é qualquer coisa necessária para executar e fornecer um serviço de TI, como configurações, relacionamentos e dependências. O CMDB é uma ferramenta usada para a gestão de configurações, que é o processo de garantir que todos os componentes necessários para as operações diárias dos serviços de TI funcionem sem problemas.

Embora todos os itens de configuração possam ser considerados ativos, nem todos os ativos são itens de configuração. Por isso, algumas organizações usam CMDBs como parte da gestão de ativos de TI, enquanto outras praticam a gestão de configurações sem ITAM.

O sucesso da Gestão de operações de TI e da gestão de serviços de TI depende do conhecimento dos ativos de TI. Embora existam algumas soluções específicas ITAM disponíveis, muitas vezes é mais prático escolher uma única solução que também inclua a gestão de ativos de TI.

Os recursos do software de gestão de ativos de TI devem incluir:

• Descoberta de ativos e gestão de estoques: Descobrir e catalogar automaticamente todos os ativos de TI em toda a organização, incluindo dispositivos de hardware, aplicativos de software, ativos virtuais e na nuvem.
• Rastreamento de ativos de hardware e software: Acompanhar informações detalhadas sobre cada ativo, como especificações de hardware, versões de software, detalhes de licença e propriedade.
• Gestão de licenças: Gerenciar licenças de software, acompanhe o uso e garanta a conformidade com contratos de licenciamento.
• Gestão do ciclo de vida: Dar suporte a todo o ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição e implantação até manutenção, atualizações e eventual retirada ou descarte.
• Gestão de Configurações: Manter e atualizar informações de configuração para ativos, incluindo relacionamentos entre diferentes componentes.
• Descoberta e Varredura Automatizadas: Fazer a varredura e descobrir automaticamente novos ativos à medida que são adicionados à rede, garantindo que o estoque de ativos seja atualizado continuamente.
• Integração com ITSM e outros sistemas: Integrar-se a sistemas de gestão de serviços de TI (ITSM), sistemas de compras e outras ferramentas relevantes para otimizar fluxos de trabalho e troca de dados.
• Relatórios e análises: Gerar relatórios e análises personalizáveis sobre uso, conformidade, custos e desempenho de ativos.
• Alertas e notificações: Fornecer alertas e notificações para eventos como problemas de conformidade de licença, vencimentos de garantia ou alterações no status do ativo.
• Monitoramento de segurança e conformidade: Monitorar e aplicar políticas de segurança, garantindo que os ativos cumpram os requisitos regulatórios e os padrões de segurança organizacional.
• Gestão de usuários e acessos: Gerenciar o acesso dos usuários ao software de ITAM, definindo funções e permissões com base nas responsabilidades.
• Acessibilidade móvel: Fornecer acesso móvel a dados e funções de ITAM, permitindo que os usuários gerenciem ativos de vários locais.