Was ist IT Asset Management?

Unternehmen, die keine ITAM-Strategie haben, setzen sich erheblichen Risiken aus, die von Compliance-Problemen bis hin zu verschwendeten Ressourcen, mangelnder Orientierung und kostspieligen Investitionen reichen.

Effektives IT Asset Management bringt Unternehmen mehrere Vorteile, darunter:

• Einsparungen bei den Assetkosten: Die Identifizierung und Eliminierung unnötiger Ressourcen und die Optimierung von Softwarelizenzen können zu Kosteneinsparungen führen.
• Einsparungen bei den Arbeitskosten: Ein effizienteres IT Asset Management erhöht die Produktivität des IT-Teams und reduziert den Zeitaufwand und die Kosten für die Verwaltung von IT-Assets.
• Risikominderung: Die ordnungsgemäße Verwaltung von IT-Assets trägt dazu bei, Sicherheits- und Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Hardware und Software zu verringern.
• Effizienz: Die Optimierung von assetbezogenen Prozessen verbessert die Gesamteffizienz und hilft, Ausfallzeiten oder Unterbrechungen zu vermeiden.
• Compliance: Die Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen und regulatorischen Anforderungen vermeidet rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
• Strategische Planung: Eine fundierte Entscheidungsfindung in Bezug auf IT-Investitionen und -Upgrades basierend auf der Analyse von Asset-Daten.
• Verhindert den Verlust von Assets: Die Verfolgung von Anlagen in Echtzeit, um zu wissen, wo sie sich befinden und um ungewöhnliche Aktivitäten wie Ausfallzeiten oder fehlende Geräte zu erkennen, minimiert das Risiko.
• Verlängerte Lebensdauer der Assets: Planen Sie effektiv die verschiedenen Phasen des Asset Lifecycle, z. B. die Instandhaltung, um Ihre Assets in gutem Zustand zu halten und den maximalen Wert zu erzielen.
• Nachhaltiger: Durch die Maximierung der Nutzung vorhandener Assets während ihrer Lebensdauer und die Vermeidung von unnötigen Käufen wird die Verschwendung minimiert. Verwaltung des Asset-Offboardings und der verantwortungsvollen Entsorgung.

IT Asset Management kann durch dedizierte ITAM-Softwarelösungen implementiert werden, die viele der Prozesse automatisieren, die mit der Asset-Nachverfolgung, dem Inventar-Management und der Berichterstattung verbunden sind. Diese Tools helfen Unternehmen, genaue und aktuelle Informationen über ihre IT-Ressourcen zu pflegen.

IT Asset Management umfasst eine Reihe von Kernprozessen, die Unternehmen zur effizienten und effektiven Verwaltung ihres IT-Betriebs verwenden. Mit diesen Prozessen soll sichergestellt werden, dass die IT-Services mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen, einen hochwertigen Service bieten und eine kontinuierliche Verbesserung fördern.

Zu den wichtigsten Komponenten und Aktivitäten des IT Asset Managements gehören:

• Inventar-Management: Führung eines detaillierten Inventars aller IT-Assets, einschließlich Computer, Server, Netzwerkausrüstung, Softwarelizenzen und Peripheriegeräte.
• Asset-Tracking: Zuweisen eindeutiger Kennungen zu jedem IT-Asset, um seinen Standort, Status und andere relevante Informationen zu verfolgen.
• Software License Management: Verwaltung und Nachverfolgung von Softwarelizenzen, um die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen und eine Über- oder Unterlizenzierung zu vermeiden.
• Lifecycle Management: Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets, von der Beschaffung und Bereitstellung bis hin zur Wartung, Upgrades und letztendlichen Stilllegung oder Entsorgung.
• Risikomanagement: Identifizierung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit IT-Assets, wie Sicherheitsschwachstellen, Compliance-Probleme und potenzielle Unterbrechungen der Dienstleistungen.
• Kostenoptimierung: Optimierung der IT-Ausgaben durch Identifizierung von nicht ausgelasteten Assets, Neuverhandlung von Verträgen und fundierte Entscheidungen über Hardware- und Softwareinvestitionen.
• Lieferantenmanagement: Verwaltung von Beziehungen zu IT-Anbietern, Vertragsverhandlungen und Sicherstellung, dass die Leistung der Anbieter die Erwartungen erfüllt.
• Compliance und Governance: Sicherstellung, dass IT-Assets und -Aktivitäten den behördlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Sicherheit: Behandlung von Sicherheitsfragen im Zusammenhang mit IT-Ressourcen, einschließlich des Schutzes sensibler Daten, der Verwaltung von Zugangskontrollen und der Sicherung von Hardware und Software.
• Reporting und Analytics: Erstellung von Berichten und Analysen, um Einblicke in die Nutzung, Kosten und Leistung von Assets zu erhalten. Diese Informationen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und IT-Ressourcen zu optimieren.

ITAM ist für Unternehmen unverzichtbar, um sicherzustellen, dass ihre IT-Abläufe zuverlässig sind, die Verfügbarkeit maximiert wird und sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.

Es gibt kein einziges dominantes ITAM-(IT Asset Management)-Framework, wie es für einige andere IT-Bereiche wie IT Service Management (ITSM) mit ITIL der Fall ist. Es gibt jedoch weithin anerkannte Best Practices und Richtlinien, die Unternehmen häufig befolgen, um effektive ITAM-Prozesse zu implementieren.

Hier sind einige beliebte Frameworks und Richtlinien für das IT Asset Management:

• ISO/IEC 19770: Software Asset Management (SAM): Die Internationale Organisation für Normung (ISO) stellt Normen im Zusammenhang mit ITAM bereit, wobei sich ISO/IEC 19770 speziell auf das Software Asset Management konzentriert. Es beschreibt Best Practices für die Verwaltung von Software-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Während ITIL hauptsächlich für das IT Service Management (ITSM) bekannt ist, enthält es Anleitungen zum IT Asset Management in seinem breiteren Framework. Das ITIL-Framework bietet Empfehlungen für die Verwaltung des Lebenszyklus von IT-Services, was Assets mit einschließt.
• IAITAM (International Association of IT Asset Managers): IAITAM ist eine professionelle Organisation, die Bildungs- und Zertifizierungsprogramme im Zusammenhang mit IT Asset Management anbietet. Sie bietet eine Reihe von Best Practices und Normen für die Verwaltung von IT-Assets.
• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies): COBIT ist ein Framework, das Richtlinien für die Governance und Verwaltung der Enterprise IT, einschließlich ITAM, bereitstellt. Es bietet eine Reihe von Kontrollen und Prozessen für eine effektive IT-Governance.
• CMMI (Capability Maturity Model Integration): CMMI ist ein Framework, das eine Reihe von Best Practices für die Prozessverbesserung in verschiedenen Aspekten eines Unternehmens bietet. Es enthält ein Reifegradmodell, das auf ITAM-Prozesse angewendet werden kann.
• Microsoft SAM (Software Asset Management) Optimization Model: Microsoft bietet ein Framework für Software Asset Management, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Software-Assets zu optimieren, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen und deren Wert zu maximieren.
• US Federal Government SAM Playbook: Die US-Bundesregierung hat ein Software Asset Management (SAM) Playbook veröffentlicht, das Bundesbehörden und anderen Organisationen Richtlinien zur Umsetzung effektiver SAM-Praktiken bietet.
• NIST Special Publication 800-53: Das National Institute of Standards and Technology (NIST) veröffentlicht Richtlinien, einschließlich Special Publication 800-53, die Sicherheits- und Datenschutzkontrollen für bundesweite Informationssysteme umfassen. Sie befasst sich mit Aspekten des IT Asset Managements in Bezug auf die Sicherheit.

Bei der ITAM-Implementierung passen Unternehmen diese Frameworks und Richtlinien häufig an ihre spezifischen Bedürfnisse und Compliance-Anforderungen an. Außerdem kann sich das Umfeld weiterentwickeln, und es können neue Frameworks oder Aktualisierungen bestehender Frameworks auftauchen. Daher ist es wichtig, über die neuesten Entwicklungen im Bereich der IT-Asset-Management-Praktiken informiert zu bleiben.

ITAM und CMDB (Configuration Management Database) können sehr ähnlich wirken, zumal sie häufig miteinander verbunden sind. Obwohl es Überschneidungen geben kann, haben sie unterschiedliche Praktiken und Funktionen.

• ITAM (IT Asset Management) verfolgt alle IT-Assets und deren Position im Asset Lifecycle. Der ITAM-Ansatz kommt häufig aus der Finanzperspektive des Unternehmens. Betriebskosten, Lizenzablauf und Gewährleistungsdauer sind nur einige der Bereiche, die in ITAM angegangen werden.
• Eine CMDB (Configuration Management Database) ist ein Datensatz mit Informationen zu Konfigurationselementen (CIs). Ein Konfigurationselement ist alles, was erforderlich ist, um einen IT-Service auszuführen und bereitzustellen, wie Einstellungen, Beziehungen und Abhängigkeiten. Die CMDB ist ein Tool für das Configuration Management. Dabei wird sichergestellt, dass alle notwendigen Komponenten für den täglichen Betrieb von IT-Services reibungslos funktionieren.

Während alle Konfigurationselemente als Assets betrachtet werden können, sind nicht alle Assets CIs. Aus diesem Grund verwenden einige Unternehmen CMDBs als Teil ihres IT Asset Managements, während andere ein Configuration Management ohne ITAM praktizieren.

ITOM und ITAM sind für den Erfolg auf die Kenntnis der IT-Assets angewiesen. Obwohl einige spezifische ITAM-Lösungen verfügbar sind, ist es daher oft praktischer, eine einzige Lösung zu wählen, die auch IT Asset Management umfasst.

Die Funktionen der IT Asset Management-Software sollten Folgendes umfassen:

• Asset Discovery und Inventar-Management: Automatische Discovery und Katalogisierung aller IT-Assets im gesamten Unternehmen, einschließlich Hardwaregeräte, Softwareanwendungen, Cloud- und virtueller Assets.
• Nachverfolgung von Hardware- und Software-Assets: Verfolgung detaillierter Informationen zu jedem Asset, wie Hardwarespezifikationen, Softwareversionen, Lizenzdetails und Eigentum.
• Lizenzmanagement: Verwaltung von Softwarelizenzen, Verfolgung der Nutzung und Einhaltung von Lizenzvereinbarungen.
• Lifecycle Management: Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets, von der Beschaffung und Bereitstellung bis hin zur Wartung, Upgrades und letztendlichen Stilllegung oder Entsorgung.
• Configuration Management: Pflege und Aktualisierung der Konfigurationsinformationen für Assets, einschließlich Beziehungen zwischen verschiedenen Komponenten.
• Automatisierte Erkennung und Scannen: Automatisches Scannen und Erkennung neuer Assets, wenn sie dem Netzwerk hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass der Asset-Bestand kontinuierlich aktualisiert wird.
• Integration in ITSM und andere Systeme: Integration in ITSM-Systeme, Beschaffungssysteme und andere relevante Tools zur Optimierung von Workflows und Datenaustausch.
• Reporting und Analytics: Erstellung anpassbarer Berichte und Analysen zur Nutzung, Compliance, Kosten und Leistung von Assets.
• Warnungen und Benachrichtigungen: Bereitstellung von Warnungen und Benachrichtigungen für Ereignisse wie Probleme mit der Lizenzkonformität, ablaufende Gewährleistungen oder Änderungen des Assetstatus.
• Sicherheits- und Compliance-Überwachung: Überwachung und Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und Sicherstellung, dass die Vermögenswerte den behördlichen Anforderungen und den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.
• Benutzer- und Zugriffsverwaltung: Verwaltung des Benutzerzugriffs auf die ITAM-Software und Definition von Rollen und Berechtigungen basierend auf den Verantwortlichkeiten.
• Mobile Zugänglichkeit: Mobiler Zugriff auf ITAM-Daten und -Funktionen, sodass Nutzer Assets von verschiedenen Standorten aus verwalten können.