Czym jest zarządzanie zasobami IT?

Organizacje, które nie mają strategii ITAM, narażają się na znaczne ryzyko: od problemów z zapewnieniem zgodności po marnotrawstwo zasobów, brak kierunku i kosztowne inwestycje.

Efektywne zarządzanie zasobami IT przynosi organizacjom kilka korzyści, w tym:

• Oszczędności kosztów związanych ze składnikami majątku: Identyfikowanie i eliminowanie zbędnych zasobów oraz optymalizacja licencji oprogramowania może przynosić oszczędności.
• Oszczędności kosztów pracy: Bardziej efektywne zarządzanie zasobami IT zwiększa produktywność zespołu IT, skracając czas poświęcony na zarządzanie zasobami IT i obniżając koszty.
• Ograniczenie ryzyka: Właściwe zarządzanie zasobami IT pomaga zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem i zgodnością w odniesieniu do sprzętu i oprogramowania.
• Wydajność: Usprawnienie procesów związanych z zasobami poprawia ogólną wydajność, a także pomaga unikać przestojów i zakłóceń.
• Zgodność: Zapewnienie zgodności z umowami licencyjnymi i wymogami regulacyjnymi zapobiega konsekwencjom prawnym i finansowym.
• Planowanie strategiczne: Świadome podejmowanie decyzji dotyczących inwestycji i ulepszeń w IT w oparciu o analizę danych o zasobach.
• Zapobieganie utracie zasobów: Monitorowanie zasobów w czasie rzeczywistym pozwala minimalizować ryzyko – dzięki monitorowaniu można ustalić lokalizację zasobów i wykrywać wszelkie nietypowe działania (takie jak przestoje w świadczeniu usług) lub brakujące urządzenia
• Dłuższy okres eksploatacji zasobów: Skutecznie planuj działania z myślą o różnych etapach cyklu życia zasobów, np. konserwację, aby utrzymać zasoby w dobrym stanie i wydobyć maksymalną wartość.
• Bardziej zrównoważony charakter: Dzięki maksymalnemu wykorzystywaniu istniejących zasobów w ich cyklu życia oraz unikaniu nadmiernych zakupów można minimalizować marnotrawstwo. Zarządzaj wycofaniem zasobów z eksploatacji oraz ich odpowiedzialnym usunięciem.

Zarządzanie zasobami IT można wdrożyć za pomocą dedykowanych rozwiązań oprogramowania ITAM, które automatyzują wiele procesów związanych z monitorowaniem zasobów, zarządzaniem zapasami i raportowaniem. Narzędzia te pomagają organizacjom w gromadzeniu dokładnych i aktualnych informacji na temat ich zasobów IT.

Zarządzanie zasobami IT (ITAM) opiera się na zestawie podstawowych procesów, które organizacje wykorzystują do sprawnego i skutecznego zarządzania operacjami IT. Te procesy są zaprojektowane w taki sposób, by zapewniać dostosowanie usług IT do potrzeb biznesowych, wysoką jakość oraz promowanie ciągłego doskonalenia.

Kluczowe elementy i działania związane z zarządzaniem zasobami IT obejmują:

• Zarządzanie zapasami: Prowadzenie szczegółowego spisu wszystkich zasobów IT, w tym komputerów, serwerów, sprzętu sieciowego, licencji oprogramowania i urządzeń peryferyjnych.
• Śledzenie składników majątku: Przypisywanie unikalnych identyfikatorów do każdego zasobu IT w celu śledzenia jego lokalizacji, statusu i innych istotnych informacji.
• Oprogramowanie do zarządzania licencjami: Zarządzanie licencjami oprogramowania oraz ich monitorowanie w celu zapewnienia zgodności z umowami licencyjnymi i uniknięcia nadmiernego lub niedostatecznego licencjonowania.
• Zarządzanie cyklem życia: Zarządzanie całym cyklem życia zasobów IT, od zaopatrzenia i wdrożenia aż po konserwację, modernizację i ewentualne wycofanie lub usunięcie.
• Zarządzanie ryzykiem: Identyfikowanie i łagodzenie ryzyka związanego z zasobami IT, takiego jak luki w zabezpieczeniach, problemy ze zgodnością i potencjalne zakłócenia usług.
• Optymalizacja kosztów: Optymalizacja wydatków związanych z IT poprzez identyfikację mało wykorzystywanych zasobów, renegocjowanie umów i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących inwestycji w sprzęt i oprogramowanie.
• Zarządzanie dostawcami: Zarządzanie relacjami z dostawcami IT, negocjowanie umów i upewnianie się, że praca wykonywana przez dostawców spełnia oczekiwania.
• Zgodność i ład korporacyjny: Zapewnienie, by zasoby i działania IT były zgodne z wymogami regulacyjnymi i politykami organizacji.
• Bezpieczeństwo: Rozwiązywanie problemów związanych z bezpieczeństwem zasobów IT, w tym ochrona danych wrażliwych, zarządzanie środkami kontroli dostępu oraz zabezpieczanie sprzętu i oprogramowania.
• Raportowanie i analityka: Generowanie raportów i analiz w celu zapewnienia wglądu w wykorzystanie zasobów, koszty i wydajność. Informacje te pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji oraz optymalizacji zasobów IT.

ITAM ma kluczowe znaczenie dla organizacji – pozwala upewnić się, że ich operacje IT są niezawodne, zapewniają maksymalną dostępność i są zgodne z celami biznesowymi.

Nie ma jednej dominującej ramy zarządzania zasobami IT (ITAM), jak ma to miejsce w przypadku niektórych innych obszarów IT, na przykład zarządzania usługami IT (ITSM) z ITIL. Istnieją jednak powszechnie uznawane najlepsze praktyki i wytyczne, które organizacje często stosują w celu wdrożenia skutecznych procesów ITAM.

Oto kilka popularnych ram i wytycznych dotyczących zarządzania zasobami IT:

• ISO/IEC 19770: Zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM): Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (International Organization for Standardization, ISO) określa normy związane z ITAM, przy czym norma ISO/IEC 19770 koncentruje się konkretnie na zarządzaniu zasobami oprogramowania. Określa ona najlepsze praktyki zarządzania zasobami oprogramowania w całym cyklu ich życia.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Chociaż ITIL słynie przede wszystkim z zarządzania usługami IT (ITSM), w szerszym ujęciu zawiera także wytyczne dotyczące zarządzania zasobami IT. Ramy ITIL przedstawiają zalecenia dotyczące zarządzania cyklem życia usług IT, w tym zasobów.
• IAITAM (International Association of IT Asset Managers): IAITAM to organizacja zawodowa, która oferuje programy edukacyjne i certyfikacyjne związane z zarządzaniem zasobami IT. Zapewnia ona zestaw najlepszych praktyk i standardów zarządzania zasobami IT.
• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies): COBIT to ramy przedstawiające wytyczne dotyczące ładu korporacyjnego i zarządzania IT w przedsiębiorstwie, w tym ITAM. Oferują one zestaw środków kontroli i procesów na rzecz efektywnego ładu korporacyjnego IT.
• CMMI (Capability Maturity Model Integration): CMMI to ramy, które przedstawiają szereg najlepszych praktyk w zakresie doskonalenia procesów w różnych aspektach organizacji. Obejmują one model dojrzałości, który można zastosować do procesów ITAM.
• Model optymalizacji Microsoft SAM: Microsoft przedstawia ramy zarządzania zasobami oprogramowania, które pomagają organizacjom zoptymalizować swoje zasoby oprogramowania, zapewniając zgodność z umowami licencyjnymi i maksymalizując wartość.
• Podręcznik zarządzania zasobami oprogramowania rządu federalnego USA: Rząd federalny Stanów Zjednoczonych opublikował Podręcznik zarządzania zasobami oprogramowania (SAM), który zawiera wytyczne dla agencji federalnych i innych organizacji na temat wdrażania skutecznych praktyk SAM.
• Publikacja specjalna NIST 800-53: National Institute of Standards and Technology (NIST) publikuje wytyczne, w tym publikację specjalną 800-53, której treść obejmuje środki kontroli bezpieczeństwa i prywatności dla federalnych systemów informatycznych. Odnosi się ona do aspektów zarządzania zasobami IT związanych z bezpieczeństwem.

Podczas wdrażania ITAM organizacje często dostosowują te ramy i wytyczne do swoich konkretnych potrzeb i wymagań w zakresie zgodności. Ponadto środowisko może ewoluować i mogą pojawić się nowe ramy lub aktualizacje istniejących ram. Z tego względu ważne jest, aby być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w dziedzinie praktyk zarządzania zasobami IT.

ITAM (zarządzanie zasobami IT) i CMDB (baza danych zarządzania konfiguracją) mogą wydawać się bardzo podobne, zwłaszcza że często są ze sobą powiązane. Chociaż miejscami mogą się pokrywać, zasadniczo mają one różne funkcje i wykorzystują różne praktyki.

• ITAM (zarządzanie zasobami IT) monitoruje wszystkie zasoby IT oraz to, na jakim etapie cyklu życia się znajdują. Podejście ITAM często opiera się na perspektywie finansowej organizacji. Koszt posiadania, wygaśnięcie licencji i długość gwarancji to tylko niektóre z kwestii, do jakich odnosi się ITAM.
• CMDB (baza danych zarządzania konfiguracją) to rejestr informacji o elementach konfiguracji (configuration items, CI). Elementem konfiguracji jest wszystko, co jest niezbędne do uruchomienia i świadczenia usługi IT, jak ustawienia, relacje i zależności. CMDB to narzędzie używane do zarządzania konfiguracją, tj. procesem polegającym na zapewnieniu płynnego funkcjonowania wszystkich komponentów niezbędnych do codziennego działania usług IT.

Chociaż wszystkie elementy konfiguracji można uznać za zasoby, nie wszystkie zasoby są elementami konfiguracji. Z tego powodu niektóre organizacje korzystają z baz CMDB w ramach zarządzania zasobami IT, podczas gdy inne stosują zarządzanie konfiguracją bez ITAM.

Skuteczne zarządzanie operacjami i usługami IT opiera się na wiedzy na temat zasobów IT. W związku z tym, chociaż dostępne są pewne konkretne rozwiązania ITAM, często bardziej praktyczne jest wybranie rozwiązania, które obejmuje również zarządzanie zasobami IT.

Możliwości oprogramowania do zarządzania zasobami IT powinny obejmować:

• Wykrywanie zasobów i zarządzanie zapasami: Automatyczne wykrywaj i kataloguj wszystkie zasoby IT w całej organizacji, w tym urządzenia sprzętowe, aplikacje oprogramowania, zasoby w chmurze i wirtualne.
• Śledzenie zasobów sprzętowych i oprogramowania: Śledź szczegółowe informacje, takie jak specyfikacje sprzętu, wersje oprogramowania, szczegóły licencji i własność.
• Zarządzanie licencjami: Zarządzaj licencjami oprogramowania, monitoruj użytkowanie i zapewniaj zgodność z umowami licencyjnymi.
• Zarządzanie cyklem życia: Wspieraj cały cykl życia zasobów IT, od zaopatrzenia i wdrożenia po konserwację, modernizację i ewentualne wycofanie lub usunięcie.
• Zarządzanie konfiguracją: Utrzymuj i aktualizuj informacje dotyczące konfiguracji zasobów, w tym relacji między różnymi komponentami.
• Automatyczne wykrywanie i skanowanie: Automatycznie skanuj i wykrywaj nowe zasoby po dodaniu ich do sieci, zapewniając ciągłą aktualizację spisu zasobów.
• Integracja z ITSM i innymi systemami: Przeprowadź integrację z systemami ITSM, systemami zaopatrzenia i innymi odpowiednimi narzędziami, aby usprawnić obiegi i wymianę danych.
• Raportowanie i analityka: Generuj konfigurowalne raporty i analizy na temat wykorzystania zasobów, zgodności, kosztów i wydajności.
• Alerty i powiadomienia: Zapewniaj alerty i powiadomienia dotyczące zdarzeń takich jak problemy ze zgodnością licencji, wygaśnięcie gwarancji lub zmiany w statusie zasobów.
• Monitorowanie bezpieczeństwa i zgodności: Monitoruj i egzekwuj zasady bezpieczeństwa, zapewniając zgodność zasobów z wymogami regulacyjnymi i standardami bezpieczeństwa organizacji.
• Zarządzanie użytkownikami i dostępem: Zarządzaj dostępem użytkowników do oprogramowania ITAM, określając role i uprawnienia w oparciu o obowiązki.
• Dostępność mobilna: Zapewnij mobilny dostęp do danych i funkcji ITAM, umożliwiając użytkownikom zarządzanie zasobami z różnych lokalizacji.